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Pressemitteilung vom 17.10.2011
Der Vermittlungsausschuss des deutschen Bundesrates hat Ende September den Weg für das Steuervereinfachungsgesetz 2011 frei gemacht. Durch die Neufassung des § 14 Abs. 1 und 3 des Umsatzsteuergesetzes werden elektronische Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 den papiergebundenen gleichgesetzt. Laut Regierung Online können Unternehmen hierdurch pro Jahr rund vier Milliarden Euro sparen. Im Bereich der Rechnungsstellung fällt etwa die Hälfte der Bürokratiekosten weg. Für die deutsche Wirtschaft kommt diese Erleichterung bereits ab 2011, EU-weit muss eine entsprechende Regelung bis 2013 umgesetzt werden.
Damit gibt es ab sofort auch Erleichterungen für die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen mit Dokumentenmanagementsystemen wie dem Office Manager.
War es bisher zwingend notwendig, digital erhaltene Rechnungen zusammen mit einer qualifizierten, digitalen Signatur des Rechnungsstellers zu archivieren, damit das Finanzamt diese umsatzsteuerlich berücksichtigte, entfällt dies nun. Damit liegen die Anforderungen an deren Herkunftsechtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit auf dem Level der papiergebundenen Rechnungen. Unternehmer können künftig selbst bestimmen, auf welchem Wege sie die gesetzlichen Erfordernisse bei der elektronischen Rechnungslegung und Archivierung erbringen.
Vorgeschrieben ist jetzt nicht mehr die Nutzung einer bestimmten Technologie - wie etwa der Signatur - sondern ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Kern dieses muss die Sicherstellung eines verlässlichen Prüfpfades zwischen Leistung und Rechnung sein. Allerdings gibt das Gesetz Unternehmen weiterhin ausdrücklich die Möglichkeit, Rechnungen weiterhin qualifiziert zu signieren, um Rechtssicherheit herzustellen", erklärt Harald Krekeler, Inhaber des Softwarebüros Krekeler.
Mit der DMS-Lösung "Office Manager" sind Unternehmen bei der digitalen Rechnungsarchivierung auf der sicheren Seite. Sie umfasst verschiedene Kontrollmechanismen zur Gewährleistung der Revisionssicherheit von hinterlegten Belegen. Auch die Aufbewahrung von mit Signaturen versehenen Rechnungen ist wie bisher möglich. Harald Krekeler gibt für die elektronische Archivierung von Rechnungen aber noch einen wichtigen Hinweis: "Weiterhin gilt es für Unternehmen, eingehende elektronische Rechnungen samt E-Mail, mit der sie übersendet wurden, zu archivieren."